Een verlopen factuur krijgt een herinneringsactie. Je verstuurt een aparte herinneringsmail naar het e-mailadres van de klant, met de factuur opnieuw als PDF-bijlage. Het systeem bewaart dat er een herinnering is gestuurd.
Wanneer stuur je een herinnering?
Controleer eerst of de betaling misschien al is ontvangen en nog niet als betaald is verwerkt. Is de vervaldatum daadwerkelijk verstreken, dan kun je de klant vriendelijk wijzen op de openstaande factuur. De exacte vervolgstappen en eventuele wettelijke incassoregels hangen af van het soort klant en de situatie.
Controleer
Kijk of de vervaldatum voorbij is en de betaling echt nog openstaat.
Herinner
Gebruik je eigen standaardtekst en stuur de factuur opnieuw als PDF.
Volg op
Zie in het systeem wanneer en hoe vaak je een herinnering hebt verstuurd.
Een eigen herinneringstekst
In Gewone Factuur kun je een aparte standaardtekst instellen voor betalingsherinneringen. Daardoor hoef je niet iedere keer opnieuw een e-mail te schrijven. Velden zoals klantnaam, factuurnummer, vervaldatum en bedrag kunnen in de communicatie terugkomen.
Vriendelijk en duidelijk
Verwijs naar het factuurnummer, benoem dat de vervaldatum is verstreken en vraag de klant om het openstaande bedrag alsnog te voldoen. Voeg de oorspronkelijke factuur opnieuw toe, zodat de ontvanger niet hoeft te zoeken.
Houd bij wat je hebt gedaan
Na het versturen van een herinnering laat Gewone Factuur zien dat de factuur is herinnerd. Zo voorkom je dat je zonder overzicht meerdere keren dezelfde actie uitvoert en zie je in je factuuroverzicht welke posten aandacht nodig hebben.